Onboarding mit E-Learning – Eine gute Kombination?

Die fortschreitende Digitalisierung in der Arbeitswelt erzeugt unverändert Unsicher­heiten, anderer­seits hält dieser Trans­formations­prozess viele neue Chancen bereit. Eine neue Chance, die bereits von vielen Unter­nehmen genutzt wird, ist digitales Onboarding. Ein­arbeitungs­prozesse von neuen Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeitern können mit Hilfe multi­medialer Schulungs­ein­heiten effizient ver­bessert werden. Vor allem bei stan­dar­di­sierten Arbeits­­pro­zessen können Redundanzen minimiert werden und die Belastungen für Betreuungs- und Unter­stützungs­­leistungen von Kolleginnen und Kollegen reduziert werden. Gleich­­zeitig ist die Qualität des Ein­arbeitungs­­prozesses sicher­­gestellt. Alle wichtigen Informationen werden an jede neue Mit­­arbeiterin und jeden neuen Mit­­arbeiter korrekt und voll­­ständig weiter­­gegeben.

Neues Personal digital integrieren – besser im Unternehmen ankommen mit E-Learning

Neben den Kosten für die Suche nach passenden Bewerber­innen und Bewerbern, sind wirt­schaftlich betrachtet die ersten Wochen eine sehr wichtige Phase um Personal länger­fristig zu binden. Sowohl Unter­nehmen als auch neue Arbeits­kräfte haben hohe Erwartungen. Ziele des Onboardings müssen daher neben der effizienten Ver­sorgung mit allen wichtigen Informationen für die betreffenden Arbeits­prozesse auch die soziale Integration in das Unter­nehmen sein.

„Es gilt positive Erfahrungen zu schaffen um er­folg­reiche Identi­fikation mit dem Unter­nehmen zu er­reichen und eventuelle Ent­täuschungen ab­zu­federn.“

Der Start in ein neues Unter­nehmen prägt das zukünftige Ver­hältnis auf eine bestimmende Art. Mit qualifizierter und eine, auf die Rolle zuge­schnittene Ein­arbeitung kann die Bindung und Identifikation für das Unter­nehmen, seiner Produkte oder Dienst­leistungen und seinen Zielen und Visionen entscheidend beein­flussen. Die neuen Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeiter erhalten rasch eine Über­sicht auf ihre Auf­gaben sowie das Unter­nehmen und erfahren damit auch eine schnellere soziale Inte­gration. Digitale Lern­ein­heiten können die Gelegen­heit schaffen, eine neue Will­kommens­kultur zu ent­wickeln, die den Ein­stieg in das Unter­nehmen um eine weitere Facette positiv erweitert.

„Der neue Kollege wird sich schon von selber einarbeiten.“

Häufig wird der Onboarding Prozess ver­nach­lässigt oder die Betreuung von erfahrenen Kolleginnen oder Kollegen ent­fällt voll­ständig wegen Knapp­heit an zeitlichen Ressourcen. Neue Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeiter werden durch dieses wenig wert­schätzende Vor­gehen schon vom Start weg demotiviert und bereuen vielleicht die Entscheidung diese Firma gewählt zu haben.

Welche Themen eignen sich für digitales Onboarding?

Die Auswahl der Bereiche und Themen für digitales Onboarding hängt von der zu besetzende Position aber auch vom Unter­nehmen selbst ab. Grund­sätzlich eignen sich vor allem Bereiche, die für alle neuen Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeiter wichtig sind. Dazu können allgemein gültige Unter­nehmens- und Ver­haltens­regeln gezählt werden. Einige weitere Themen­bereiche können

  • das Unternehmens­leit­bild und Unter­nehmens­geschichte,
  • die Organisations­struktur,
  • allgemeine Regelungen (Urlaubs­regelungen, Arbeits­zeit …)
  • Unter­nehmens­portfolio – Informationen zu Produkten und Dienst­leistungen des Unter­nehmens,
  • Arbeits­sicher­heits­training,
  • verwendete Fachbegriffe,
  • Erklärungen und Umgang mit Anwender­software,
  • Datenschutz und Compliance Richtlinien,

Den Vorteilen von E-Learning entsprechend, kann jeder Themen­bereich von neuen Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeitern nach abgestimmten Zeit- und Ziel­vor­gaben in eigenem Tempo und auch örtlich vom Unter­nehmen getrennt geschult werden. Wichtig dabei ist, dass die bereit­gestellten Inhalte für das neue Personal Mehr­wert bieten und best­mögliche Unter­stützung für die Arbeits­prozesse ent­halten.

Die Bereit­stellung von digitalen In­halten im Onboarding ist als zusätzliche Unter­stützungs­leistung zu sehen. Der soziale Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen ist unver­ändert wichtig. E-Learning im Onboarding Prozess darf keinesfalls als Ersatz verstanden werden.

Evaluierung des Onboarding Prozesses

Wie bei jedem unter­nehmerischen Vor­gang können auch bei Onboarding Prozessen qualitäts­verbessernde Maß­nahmen in Form von Evaluations­zyklen vor­ge­nommen werden. Da es nicht „den“ perfekten Onboarding Prozess geben wird, ist es wichtig geplante Maß­nahmen mit gegebenen­falls definierten Indikatoren in Form von Feedbacks von Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeitern ein­zu­holen, die gerade das Onboarding absolviert haben. Damit kann erreicht werden, dass bestimmte Stolper­steine oder Fehler korrigiert werden können oder wichtige Bereiche, die bisher noch keine Berück­sichtigung gefunden haben, ergänzt werden. Analoge aber auch digitale Kommunikation ist auch im Onboarding Vorgang wichtig und trägt zur Ver­besserung und Er­weiterung der Unter­nehmens­kultur bei.

Soziale Kommunikation bleibt wichtig

Welche Inhalte digital bereit­gestellt werden können bzw. welche Themen persönliche Ver­mittlung ver­langen, sollte für jede Rolle sorg­fältig ab­ge­schätzt werden. Grund­legende Themen, die für alle gleicher­maßen wichtig sind und auf die regel­mäßig zuge­griffen wird, können mit E-Learning effektiv bereit­gestellt werden. E-Learning und Digi­tali­sierung bieten die Möglich­keit positive Bindungen mit zeit­gemäßen, modernen Medien aufzubauen. Sollen Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeiter an die Firma länger­fristig motiviert gebunden werden, kann ein strukturiertes, systematisches Onboarding ein Schlüssel­faktor sein.

Quellen

Bube, S. (2015). Onboarding im Zeitalter der Digitalisierung. In K. Schwuchow, & J. Gutmann, Personalentwicklung : Themen, Trends, Best Practices 2016 (S. 382-390). Freiburg : Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

Lohmann, T. (11. Mai 2011). Eingliederungsprogramme für New Joiner reduzieren die Fluktuationsrate im ersten Jahr. Abgerufen am 20. August 2018 von PWC Deutschland: https://www.pwc.de/de/prozessoptimierung/onboarding.html

 

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